Jak naprawić popsutą atmosferę w zespole i zawrócić firmę znad krawędzi…

Elżbieta i Katarzyna poznały się pracując wspólnie w dużej agencji reklamowej, specjalizującej się w organizacji eventów, zwłaszcza różnych konferencji i kongresów z silnym akcentem integracyjnym przeprowadzanym „na bogato” (loty balonem, skoki ze spadochronem lub co najmniej paint ball).

Dziewczyny pracowały w jednym teamie i bardzo się polubiły. Widząc, jaka jest wartość zleceń, nad którymi pracują i jak mają się do tego ich zarobki, postanowiły założyć własną agencję szkoleniowo-konferencyjno-eventową. Dołączył do nich Łukasz, dotąd zajmujący się w firmie ich pracodawcy działaniami z zakresu public relations.

Podział zadań, jaki zespół ustalił między sobą, w dużej mierze odzwierciedlał to, co robili w poprzedniej firmie. Elżbieta miała zajmować się działką eventowo-integracyjną – szczególnie działaniami nietypowymi i klasy premium, Kasia zajmowała się obszarem konferencji oraz scalaniem całości działań firmy jako jej prezeska, a Łukasz – nagłaśnianiem działań zarówno ich młodej agencji, jak też i ich klientów, czyli szeroko pojętym PR-em.
Niestety, praca na swoim nie wyglądała tak kolorowo, jak się wszystkim z początku wydawało. Kasia skupiła się na pozyskiwaniu zleceń z przetargów, Łukasz jak mógł nagłaśniał wszelkie wydarzenia, tylko że… nie bardzo było co nagłaśniać. Od początku działalności firmy Ela nie sprzedała żadnego eventu. Nie wygrali również żadnego przetargu, bo nie mieli historii, a doświadczenie organizacji podobnych zleceń było często warunkiem brzegowym udziału w postępowaniu. Ich jedyne przychody pozyskała Kasia, zdobywając dzięki swoim licznym kontaktom zlecenia na organizację dwóch konferencji.

Łukasz nagłośnił je skutecznie w mediach tradycyjnych i społecznościowych. Może nawet – zdaniem Kasi – zbyt skutecznie, bo organizował wywiady, w których sam uczestniczył obok przedstawiciela organizatora merytorycznego konferencji. Irytowało to Kasię coraz bardziej. W końcu to ona jest szefową firmy i to ona daje jej twarz, z nią powinny być ewentualne wywiady, nie z Łukaszem, który nawet nie zapytał jej czy chce wziąć w jakimś udział. Nie skonsultował. Ba, on jej w ogóle nic o tych wywiadach nie powiedział! Katarzyna postanowiła więc, że będzie kontrolować pracę Łukasza i dokładnie wypytywać o aktualnie podejmowane działania. Takie zachowanie szefowej rozzłościło Łukasza: „Przestań mnie ciągle kontrolować i wypytywać, jakbym był przedszkolakiem. To nie do wytrzymania! Robię wszystko, żeby wypromować naszą firmę i dobrze mi to wychodzi”- mówił. Kasia już chciała powiedzieć, że najlepiej wychodzi mu autopromocja, ale ugryzła się w język. To mogłoby zabrzmieć małostkowo i Łukasz mógłby pomyśleć, że jest zazdrosna o jego aktywność w mediach. A bycie zazdrosną i małostkową, zdaniem Kasi, nie przystoi jej jako szefowej. Nie może ryzykować utraty twarzy.

Z drugiej strony była jeszcze Ela. Zawsze spokojna i opanowana, co w pracy w korporacji Kasia bardzo u niej ceniła, teraz tak cicha, że jakby wręcz nieobecna. Całe dnie ślęczała nad komputerem nie przynosząc jednak przez to firmie żadnych korzyści. Kasię irytowała ta „mentalna nieobecność” przyjaciółki i jednocześnie się o nią martwiła. Może ma jakieś problemy? Kasia pamiętała, ze Ela jest samotną matką, ale przecież tym bardziej powinno jej zależeć na zarabianiu pieniędzy i zapewnienia dzieciom godnego życia. Tymczasem Ela zachowywała się jak zombie. Niby ciałem była w firmie, ale myślami zupełnie gdzie indziej…. Kasia postanowiła, że da jej czas na opanowanie rodzinnych problemów i jak tylko zauważy, że Ela wróciła do dawnej formy porozmawia z nią o niskiej efektywności jej pracy.

Tymczasem problemy firmy narastały, a wspólnicy coraz bardziej oddalali się od siebie. Atmosfera robiła się coraz bardziej napięta i lada moment mogła wybuchnąć skutkując rozwiązaniem spółki….

Zanim do tego doszło Kasia poradziła się znajomego konsultanta MaxieDISC i za jego radą zamówiła dla wszystkich testy MaxieDISC.

Co się okazało?

Elżbieta to osoba o stylu S – miła, sympatyczna, uczynna, godna zaufania i wywiązująca się ze swoich zadań pod warunkiem, że wie, co ma zrobić! Tymczasem Katarzyna nigdy nie mówiła Elżbiecie czego od niej oczekuje, zakładając, że ona sama to wie, bo robiła przecież teoretycznie to samo w ich byłej pracy. Wtedy jednak i Kasia i Ela miały swoich przełożonych. A przełożony Elżbiety dokładnie informował ją o zadaniach, jakie ma zrealizować i czasem wręcz instruował w jaki sposób ma je zrealizować i jakie mają być pożądane rezultaty jej pracy. Kasia zupełnie o tym zapomniała! Wydawało jej się, że teraz, „na swoim” każde z nich po prostu samo wie co robić i po prostu to robi – bez żadnych przypomnień, napomnień, poleceń i kontroli. No właśnie, a przecież mimo to Kasia zaczęła kontrolować Łukasza, co bardzo go zdenerwowało.

Łukasz to bowiem osoba o stylu ID – towarzyski ekstrawertyk, mający tysiąc pomysłów na minutę, łatwo nawiązujący kontakty z innymi, szybko działający, lubiący ruch, gwar, blask fleszy, nieznoszący kontroli, patrzenia mu na ręce i stania za jego plecami. To zachowania i preferencje typowe dla osób o dominującym stylu I. Jednak w profilu MaxieDISC Łukasza silnie reprezentowany jest również styl D, co oznacza, że nie ma on w zwyczaju konsultować z kimkolwiek swoich pomysłów i decyzji. Tak, jak rasowy szef osoba o silnym D podejmuje ryzyko na własną odpowiedzialność i działa nie pytając nikogo o zdanie. Nie lubi też konsultować swoich pomysłów, ponieważ źle znosi krytykę.

Z kolei Kasia to osoba o reprezentacji aż trzech stylów:

D – co czyni ją naturalną liderką grupy, ale także naraża na konflikt z mającym również silne D Łukaszem;

C – dzięki któremu sprawnie porusza się w procedurach przetargowych, skutecznie administruje firmą, w tym zarządza budżetem, pozwalając firmie wciąż funkcjonować mimo wielu trudności oraz

S – które sprawia, że Katarzyna okazuje ludziom zaufanie, ale też martwi się o nich i dążąc do dobrej atmosfery w firmie, często unika działań, które mogłyby być źle odebrane przez innych. Kasia jest fair, chce być fair i oczekuje, że inni też są i chcą być fair.

Co zatem sprawiło, że Katarzyna zdecydowała się na kontrolowanie Łukasza? To właśnie zadziałało jej „wysokie C”, będące stylem najbardziej opozycyjnym do I. Należy tu podkreślić, że sama Kasia nie ma w swoim profilu reprezentacji stylu I, co sprawia, że działania i zachowania Łukasza mogły być dla niej kompletnie niezrozumiałe….

MaxieDISC – skuteczna poprawa komunikacji w zespole

Dzięki poznaniu własnych stylów działania i ich wspólnym omówieniu z konsultantem MaxieDISC, wspólnicy zrozumieli w jaki sposób ich dominujące style różnicują ich między sobą, jak wpływają na ich sposób myślenia, postrzegania świata, a w rezultacie na podejmowane działania. Po konsultacjach i omówieniu wszystkich wyników Katarzyna, Elżbieta i Łukasz postanowili:

  1. Organizować regularne spotkania zarządu dwa razy w tygodniu (poniedziałek, czwartek), celem ustalenia i podziału zadań na dany tydzień (poniedziałek) oraz weryfikacji stanu ich realizacji (czwartek). Dla usprawnienia realizacji zadań firma wdrożyła system zarządzania projektami w oparciu o bezpłatne narzędzia internetowe, pozwalające na monitorowanie stanu prac, dodawanie zadań, zaznaczanie etapu ich realizacji, osób odpowiedzialnych itp. Zespół wspólnie opracował również procedury realizacji poszczególnych działań, w tym związanych z obszarem odpowiedzialności Elżbiety, tak, aby miała jasno określoną ścieżkę postępowania;
  2. Zatrudnić osobę (optymalnie stażystę) najlepiej o stylu SC lub CS, która zajmie się sprawami biurowymi, przede wszystkim przygotowywaniem dokumentacji przetargowej, co odciąży Katarzynę. Tak zatrudniona osoba podlegałaby pod Łukasza, który dzięki temu zaspokoiłby naturalną dla D potrzebę przewodzenia innym;
  3. Dać sobie prawo do pytań i konsultacji w przypadku poczucia takiej potrzeby i jakichkolwiek wątpliwości co do kierunku czy sposobu działań;
  4. Łukasz spełniał się twórczo w social mediach – prowadząc fanpage firmy i bloga oraz kanał na you tube i snapchacie oraz doraźne działania w postaci transmisji live na facebooku etc. Ww. działania są sygnowane jednocześnie jego nazwiskiem i marką agencji, którą reprezentuje jako jej dyrektor ds. marketingu i PR. Jednak do wywiadów telewizyjnych, radiowych i prasowych umawia Katarzynę;
  5. Do tego wszystkiego, oczywiście, mając pełną świadomość własnych i wspólników stylów MaxieDISC Kasia, Ela i Łukasz dołożyli wzajemne zrozumienie i akceptację różnic, które przestały dzielić, a stworzyły nowe możliwości dla ich działań.

Firma złapała wiatr w żagle. Diagnoza MaxieDISC pozwoliła jej wzmocnić i scalić zespół, który był już na granicy rozpadu, uzyskać nowe perspektywy działania i unowocześnić swój brand poprzez aktywność w social mediach i wdrożenie narzędzi zarządzania projektami.